1) Definición
El salón es una herramienta de comunicación única, que permite tomas de contacto concretas, pero también un medio de darse a conocer y de buscar nuevos mercados. Si tiene simplemente la intención de visitar un salón o poner un stand, es primordial preparar su presencia para obtener los mejores beneficios. Les recordamos los principales puntos a tener en cuenta.
2) Algunos consejos para bien preparar su salón
- Elegir su salón
Francia es uno de los países del mundo en el que hay más salones organizados. Cara a esta importante oferta, resulta más difícil hacer una elección. Por ello, elegir un salón adaptado es muy importante puesto que puede influenciar en su éxito. Hágase las buenas preguntas : “¿Cual es su objetivo?”, “En qué salones se encuentra?” Hay que informarse sobre el número de visitantes del salón al que desea participar, su acceso (complicado o no), las fechas, etc. Piense igualmente en hacer una lista de sus objetivos y hacer una clasificación ¿Qué quiere hacer en esta salón? ¿Hacer prospección? ¿Una clientela que le sea fiel? ¿Encontrar nuevos socios? ¿Lanzar un nuevo producto?
Una vez haya encontrado respuesta a estas preguntas, le será mas simple optar por el salón que le conviene. (salones temáticos, salones especializados, etc.)
- La simple visita
Antes de participar a un salón en tanto que expositor, la simple visita de los que le interesan es fuertemente recomendada. En el momento de esta visita, es importante concentrarse únicamente sobre los stands del salón que parecen interesantes. Para descubrirlos, es suficiente consultar el catálogo del salón antes de ir. En cuanto a la visita de un salón en el extranjero, es inútil cargarse, lleve consigo justo unas cuantas tarjetas de visita y la ficha de presentación de su actividad.
- La participación
Para lograr una buena participación en un salón, los preparativos deben comenzar lo más pronto posible (un año antes). Los elementos tales como el tema del salón, la situación y el tipo de stand que desea deben ser estudiados con anticipación, y otros tales como los gastos, los objetivos, los documentos impresos y los productos a exponer, deben ser objeto de una reflexión mucho tiempo antes. Además, poner en marcha una planificación detallada en la que serán definidas claramente las diferentes etapas que hay que realizar hasta la fecha del salón, ayudará a la empresa a mejor organizarse.
Determine a continuación su espacio de exposición (concepción del stand, selección de productos a presentar …) conservando siempre la idea que su stand debe ser una invitación a nuevos encuentros. Desde esta punto de vista, la presencia de un bar, taburetes o azafatas sonrientes dará un algo más.
Procure, igualmente, que su marca y su actividad puedan ser identificadas rápidamente. De prioridad a los motivos visuales, los mensajes simples y cortos.
- Antes del salón
No dude invitar a sus contactos (clientes, proveedores, etc.) a visitarle en su stand. De esta manera tendrá la oportunidad de darles a conocer un nuevo producto, lanzar una oferta promoción o un juego concurso. El salón es la ocasión ideal para ocuparse den sus diferentes objetivos. No olvide, sobretodo, enviar invitaciones a sus contactos e insistir unas semanas antes del comienzo del salón. Esta etapa es una etapa importante para el éxito de su participación en un salón
- El día J
Hay que privilegiar la escucha y el diálogo. En importante tomarse el tiempo de escuchar las necesidades, las sugestiones y la motivación del visitante, antes de lanzarse a hacer una demostración. Verifique que domina su argumentación, evite recurrir a las azafatas para los productos técnicos. Además, con el fin de guardar contacto con los visitantes (potenciales clientes o proveedores) es aconsejable tener una ficha que recapitule las informaciones que conciernen a cada visitante y de darles a cambio una documentación sobre la empresa.
- Después del salón
Al final del salón, es importante establecer lo antes posible un balance de su participación evaluando la calidad y el numero de contactos obtenidos. Las prospecciones recogidas no deben en ningún caso ser olvidados, hay que procurar enviales la documentación prometida. En efecto, estas prospecciones deben ser relanzadas en las semanas que siguen al final del salón. De esta manera, ocuparse de un visitante es un modo estratégico para guardar un contacto y permite igualmente nuevas oportunidades de poder hacer negocios.
- El presupuesto
La preparación del salón representa un costo importante para las empresas, es aconsejable prever el presupuesto lo mayor posible. Hay que tener en cuenta numerosos gastos :
- los gastos que corresponden al personal tales como el transporte, su alojamiento,
- los gastos relativos al acondicionamiento y transporte del producto.
- los gastos de comunicación y de promoción, como las invitaciones gratuitas, mailings y la distribución de folletos y publicidad comercial.
- los gastos relativos a los productos (embalaje, transporte, seguro)
- los gastos de personal (transporte, alojamiento, restaurante, intérpretes, etc.)
- los gastos de stand, tales como la decoración, iluminación y limpieza del stand.
- Los seguros
Para evitar todo problema en caso de accidente durante la participación en el salón, he aquí varios consejos a seguir :
- Informarse en el comité organizador del salón del seguro que ha suscrito.
- No dudar en tomar contacto con su seguro en el caso del accidente en el stand.
- Pensar en hacer estimar el valor total de su stand y el de las mercancías expuestas.
- Informar a su asegurador y a los organismos sociales en el caso de emplear salariados para la ocasión.
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