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Viaje de Negocios

 
 

El viaje profesional es hoy una de las herramientas con mejores resultados en la prospección export. El viaje de negocios representa un costo elevado para las empresas, por ello todos los desplazamientos deben ser preparados seriamente con el fin de evitar gastos inútiles. En efecto, una preparación de calidad puede llevar a buen término las misiones. Los viajes de negocios tienen por ventaja el permitir a la empresade abrirse a los mercados extranjeros, de buscar nuevos socios comerciales (proveedores, clientes) y de establecer contactos con empresas extranjeras. El buen desarrollo de una prospección en el extranjero se puede resumir en tres etapas : la preparación del comienzo, la organizació9n sobre el terreno y el seguimiento de la misión.


1) La preparación del viaje

La preparación de un viaje en el extranjero se puede resumir en dos partes: la reserva del hotel, del billete de avion y la preparación de los documentos administrativos y comerciales.


  • La reserva del hotel o del billete de avión
    Parq beneficiar de tarifas interesantes, tener plaza en el vuelo que desea on en vuelos directos en los paises que desean encontrar nuevos contactos, es aconsejado reservar su billete de avión lo más rápidamente posible. En ciertos casos, hay que prever llegar unos días antes con el fin de mejor soportar la diferencia de hora y tener tiempo de preparar las futuras citas. La reserva del hotel es tan importante como la del viaje, en efecto, en los periodos de salones, los hoteles suelen estar completos. Cuando finalmente se encuentra el hotel, no hay que olvidar verificar ciertas informaciones tales como la posibilidad de organizar reuniones y que la situación del hotel es adaptada para las citas. En el momento de la preparación del viaje, hay que tener en cuenta otros elementos tales como informarse de las costumbres locales y los modos de consumo.
  • La preparación de ducumentos administrativos y comerciales
    Para tener toda la suerte de su lado, el viajero debe preparar por anticipado todos los documentos comerciales necesarios, como los folletos comerciales, el catálogo y la lista de precios. Tiene igualmente que tener cuidado que los documentos estén traducidos en el idioma del país o por lo menos en inglés. En el caso en que necesite un intérprete, debe tomar contacto con él unos días antes y hay que facilitarle una formación sobre los productos y los servicios. Además, el viajero no debe esperar la víspera de su salida para verificar la validez de su título de transporte y de su tarjeta de crédito.

2) Una vez llegado al destino

Una vez llegado al país, el viajero dedicará la mayoría de su tiempo a las diferentes citas. No debe olvidar confirmar sus citas o prevenir en el caso de un posible retraso. Además, el dominio de su tiempo es necesario con el fin de no estar agobiado. Para mejor administrar su tiempo, es aconsejable no tener mas de 4 citas al día.


3) Establecer un seguimiento

El seguimiento puede ser considerado como la etapa más importante de la misión. En efecto, consiste en finalizar los diferentes contactos establecidos en el extranjero. Desde su vuelta al país, un exportador debe siempre dar las gracias personalmente a sus contactos y enviarles la documentación y las informaciones que prometió en el momento de sus entrevistas. Una empresa que desea que su misión de prospección llegue a un buen resultado debe volver a tomar contacto en las semanas siguientes después de la llegada a su país, si no lo hace, corre el riesgo de que su prospección fracase.


Source : G. LEGRAND & H. MARTINI, Management des opérations de commerce international, 4ème édition – DUNOD, Paris, 1999